הבעיה הרגילה נראית כך: תמונות בטלפון, תמונות במחשב, תמונות בכונן ישן, תמונות בענן, וכמה תיקיות בשם "לסדר" שאף אחד לא נגע בהן.
הכמות היא לא הבעיה האמיתית. הבעיה היא שאי אפשר למצוא כלום, אז מפסיקים לחפש.
שלב אחד: לאסוף הכל למקום אחד
לפני שממיינים משהו, צריך שכל התמונות יהיו באותו מקום. זה החלק המשעמם וזה גם החלק שבלעדיו כל השאר לא עובד.
צרו תיקייה אחת, ובתוכה תיקייה זמנית לכל מקור: טלפון, מחשב, כונן ישן, הורדות מהענן. אל תמיינו כלום בשלב הזה. רק לאסוף.
שלב שתיים: למחוק כפילויות
כשאוספים מכמה מקורות, אותה תמונה מופיעה שלוש פעמים. אפשר לחפש כפילויות לפי גודל קובץ ותאריך, ויש גם תוכנות שעושות את זה אוטומטית.
זה בדרך כלל מוריד את הכמות בעשרות אחוזים ומקל על כל מה שבא אחר כך.
שלב שלוש: לבחור מבנה אחד
זה הרגע שקובע אם הארכיון יחזיק מעמד. הכלל היחיד: מבנה אחד, ולא לשנות אותו באמצע.
המבנה שעובד לרוב המשפחות הוא לפי שנה, ובתוכה לפי אירוע:
- תיקייה ראשית: 2003
- 2003-04 פסח אצל סבתא
- 2003-08 טיול לצפון
- 2003-11 בר מצווה של יואב
למה שנה קודם: כי זה הדבר היחיד שתמיד ידוע. גם כשלא זוכרים מי בתמונה, בדרך כלל יודעים בערך מתי.
למה תאריך בשם התיקייה: כי כך התיקיות מסתדרות לבד בסדר הנכון, בכל מחשב ובכל מערכת.
שלב ארבע: להתחיל מהסוף
אל תתחילו מהתמונות הכי ישנות. תתחילו מהחדשות.
בתמונות מהעשור האחרון אתם זוכרים מה קרה, המיון מהיר, ורואים התקדמות. זה מה שמחזיק אנשים בתהליך. מי שמתחיל מ־1975 נתקע על התמונה השלישית שהוא לא מזהה.
שלב חמש: לתייג רק את מה שחשוב
אפשר לתייג שמות של אנשים בתוך הקבצים עצמם, וזה שווה מאוד. אבל לא לכל תמונה.
תייגו את התמונות שבאמת תרצו למצוא: אנשים מרכזיים, אירועים גדולים, תמונות שמופיעות בסיפורים המשפחתיים. שלוש מאות תמונות מתויגות טוב שוות יותר מחמשת אלפים מתויגות חלקית.
מה שקובע אם זה יחזיק
שני דברים:
- שהמבנה יהיה פשוט מספיק כדי שתמשיכו להשתמש בו כשמוסיפים תמונות חדשות. אם צריך לחשוב יותר משתי שניות איפה לשים תמונה, המבנה מסובך מדי.
- שיהיה גיבוי. ארכיון מסודר במקום אחד הוא ארכיון שאפשר לאבד בבת אחת.
ואם זה נשמע כמו יותר מדי
זה באמת הרבה עבודה, וזה החלק שהכי הרבה אנשים לא מסיימים לבד. אנחנו עושים את המיון הזה כשירות, גם על חומרים שלא סרקנו.